Afdelingssekretær til institut for Kommunikation og Kultur’s sekretariat i Nobelparken

Afdelingssekretær til institut for Kommunikation og Kultur’s sekretariat i Nobelparken

Institut for Kommunikation og Kultur søger en serviceminded, stabil og engageret afdelingssekretær (HK) til et af vores lokalsekretariater i Nobelparken.

Om jobbet

Vores nye afdelingssekretær kommer til at spille en vigtig rolle i at sikre, at dagligdagen er med til at fungere smidigt i vores lokale enheder. Opgaverne spænder bredt, og du vil have en stor kontaktflade til både sekretariatet og instituttets medarbejdere.

Dine primære arbejdsopgaver vil bl.a. være:

• HR-opgaver:
  • Ansættelser af deltidsansatte og anvisning af løn
  • Fraværsregistrering (i mitHR)
  • Administrere funktionspostkasser
  • Den administrative og praktiske del af on- og off-boarding

• Mødeindkaldelser i Outlook

• Hjælp til at få uddannelserne til at køre planmæssigt, bl.a.
  • Indsamling af undervisningsevalueringer
  • Mundtlige eksamener

• Udgifts- og rejseafregninger
• Støtte til planlægning og afholdelse af arrangementer, seminarer, konferencer o.l.
• Bestilling af mødeforplejning
• Mange ad hoc opgaver

Opgaverne vil løbende blive tilpasset afdelingernes behov, og opgaveporteføljen kan derfor ændres løbende. Vi forventer dog, at det vil være HR-opgaver, som fylder mest.

Det vil være en fordel, hvis du har erfaring med nogle af opgaverne og kendskab til mitHR, SDI, RejsUd eller lignende systemer, men det er ikke et krav.

Som afdelingssekretær vil du indgå i et tæt samarbejde med to afdelingssekretærer, to afdelingskonsulenter og to afdelingsledere. Du vil i det daglige servicere vores videnskabelige personale på Afdeling for Engelsk og Afdeling for Tysk og Romanske sprog.

Stillingen er på 37 timer om ugen, og ansættelse vil være pr. 1. januar eller hurtigt derefter. Arbejdsstedet er i Nobelparken, bygning 1481, Jens Chr. Skous Vej 14, 8000 Aarhus C.

Hvem er du?

Vi søger en kollega, der trives i en hverdag, hvor opgaverne kan variere, og hvor man indimellem må omstille sig hurtigt. Du skal være indstillet på at være en del af et team og indgå i samarbejder på tværs af roller.

Vi forventer, at du er:

• Serviceminded og imødekommende
• Fleksibel og omstillingsparat
• Stabil og mødesikker
• Ansvarlig og selvkørende
• Omhyggelig og kvalitetsbevidst
• Motiveret for at være i en understøttende driftsfunktion i sekretariatet
• Nysgerrig på digitale værktøjer og trives med at arbejde i digitale systemer
• Kendskab og forståelse for at arbejde i Excel
• Kommunikerer flydende på engelsk, både skriftligt og mundtligt, da meget kommunikation med det videnskabelige personale vil være på engelsk.

Vi tilbyder
Du bliver en del af en arbejdsplads med engagerede og samarbejdsvillige kolleger, hvor vi hjælper hinanden og sikrer en god oplæring. Hverdagen er afvekslende, og du får både faste rutiner og opgaver, der varierer i takt med aktiviteterne i huset.

Vi vægter et godt arbejdsmiljø højt og ser trivsel, respekt og samarbejde som en vigtig del af vores kultur.

Du har mulighed for én hjemmearbejdsdag i løbet af ugen.

For yderligere information

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte:

• Teamleder Sabrina Bækkelund Hansen – tlf. 20 98 87 91, e-mail: [email protected]
• Afdelingssekretær Jette Skjoldborg Bagger – tlf. 87 16 03 02, e-mail: [email protected]
• Afdelingskonsulent Mejse Voss – tlf. 28727147, e-mail: [email protected]

Ansøgningsfrist: 2. november 2026
Samtaler forventes afholdt i uge 46.
Tiltrædelse: 1. januar 2027, eller snarest derefter.

Løn og ansættelsesvilkår

Du ansættes efter fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisation – Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) (se fællesoverenskomsten her) samt organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) (se overenskomsten her). Du indplaceres som kontorfunktionær i løngruppe 2-3 afhængigt af uddannelse og kvalifikationer.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi værdsætter ligestilling og mangfoldighed og opfordrer derfor alle interesserede til at søge.

Om Institut for Kommunikation og Kultur

Institut for Kommunikation og Kultur er et af tre institutter under fakultetet Arts. Instituttet danner ramme om international forskning og uddannelser fra bachelor- til ph.d.-niveau inden for bl.a. litteraturstudier, informations- og medievidenskab, de æstetiske fag, lingvistik, kognitionsvidenskab, nordisk, vesteuropæiske sprog- og kulturfag samt international virksomhedskommunikation. Instituttet er fordelt på fire lokationer og har ni afdelinger, ca. 48 uddannelser, 3.500 studerende og ca. 470 medarbejdere.

Læs mere på cc.au.dk

Om Faculty of Arts

Arts er et af fem hovedområder på Aarhus Universitet.

Arts bidrager til Aarhus Universitets forskning, talentudvikling, videnudveksling og uddannelser.

Med omkring 550 videnskabelige medarbejdere, 240 ph.d.-studerende, 9.500 bachelor- og kandidatstuderende samt 1.500 studerende på efter/videreuddannelse udgør Arts et stærkt og mangfoldigt forsknings- og uddannelsesmiljø.

Arts består af Institut for Kommunikation og Kultur, Institut for Kultur og Samfund og Danmarks institut for Pædagogik og Uddannelse. Enhederne huser hver især stærke fagmiljøer og danner udgangspunkt for interdisciplinær forskning og uddannelse.

Fagmiljøerne og uddannelserne på Arts indgår i internationale samarbejder og har et fælles mål om at bidrage til udviklingen af viden, velfærd og kultur i interaktion med det omgivende samfund.

Læs mere på arts.au.dk

Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for

38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr.

Læs mere på https://www.au.dk/

Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 37.500 studerende og 9.000 medarbejdere med en årlig omsætning på 8,9 mia. kr. Læs mere på www.au.dk